להכשיר עובדת ראשונה זה לא לשבת איתה שבוע ולהסביר לה הכול. מעבירות משימה אחת בכל פעם: מתעדות פעם אחת איך את עושה אותה, עושות אותה יחד, היא עושה אותה לבד ואת בודקת, ורק אחרי שזה עובד עוברות למשימה הבאה.
ואני לגמרי מבינה את המחשבה "עד שאסביר לה, אעשה את זה בעצמי". זה נכון לפעם הראשונה ואולי גם לשנייה. אבל אם את תמשיכי לעשות הכול בעצמך, תישארי בדיוק באותו מקום, והעובדת שגייסת כדי להקל עלייך תהפוך לעוד משימה.
מה להעביר לה קודם?
תרשמי במשך שבוע כל משימה שאת עושה בעסק. אחר כך תחלקי את הרשימה לשלוש:
- נשאר אצלי. מכירות, פגישות אסטרטגיה חשובות, והלקוחות הכי חשובות. אלה הדברים שבאמת מכניסים כסף.
- עובר אליה. מה שגובה ממך זמן ומישהי אחרת יכולה לעשות: גרפיקות, עריכת סרטונים, בניית סטוריז, הכנת דוחות.
- אפשר להפסיק. לפעמים מגלים כאן משימות שאף אחת לא צריכה. אל תעבירי אותן, פשוט תפסיקי.
מתוך הטור השני תתחילי במשימה שחוזרת על עצמה, שקל לדעת מתי היא גמורה, וטעות בה לא תפגע בלקוחה. ואם עוד לא החלטת אם הזמן הנכון כבר הגיע, כדאי להתחיל משם.
והכי חשוב להגיד את זה מראש לעצמך: היא לא תעשה את זה כמוך. המטרה היא שתעשה את זה ב־80% מהאיכות שלך, וזה מספיק כדי לפנות לך זמן. עם הזמן זה גם ישתפר.
איך מתעדים בלי לכתוב ספר?
- בפעם הבאה שאת עושה את המשימה, תקליטי את המסך. תסבירי בקול מה את עושה ולמה. ככה לא צריך לשבת ולכתוב מאפס.
- תני לה לכתוב את הנוהל מתוך הסרטון. זה חוסך לך זמן, וגם בודק שהיא הבינה. את רק עוברת ומתקנת.
- תשמרו הכול במקום אחד. תיקייה אחת שאפשר למצוא בה כל נוהל, ולא הודעות וואטסאפ מלפני חודש.
לכל נוהל מספיקות השורות האלה:
- מה המשימה ומתי עושים אותה.
- הצעדים לפי הסדר.
- איפה הקבצים והסיסמאות.
- איך נראית עבודה גמורה, עם דוגמה אחת טובה.
- טעויות שכדאי לשים לב אליהן.
- מה עושים כשנתקעים, ולמי פונים.
השורה של "עבודה גמורה" היא הכי חשובה. "סטורי יפה" זה לא הגדרה. "בצבעי המותג, עם כתוביות, בלי שגיאות כתיב, ונשלח לאישור עד יום חמישי" זו הגדרה. עוד על זה יש במאמר על נהלים. ואם השירותים שלך לא מוגדרים היטב, היא לא תדע מה מגיע לכל לקוחה, ולכן חבילות ברורות הן חלק מההכשרה.
איך נראים השלבים הראשונים?
לכל משימה חדשה עוברים את אותם ארבעה שלבים:
- היא רואה אותך. את עושה ומסבירה, והיא שואלת.
- אתן עושות יחד. היא עושה, ואת לידה, בחדר או בזום.
- היא עושה לבד, ואת בודקת הכול. לפני שזה יוצא ללקוחה, זה עובר דרכך.
- היא עושה לבד, ואת בודקת מדי פעם. דוגמה אחת בשבוע, ולא כל פריט.
כמה זמן נמשך כל שלב תלוי במשימה ובה. אל תמהרי לשלב הרביעי רק כי עמוס לך, ואל תישארי בשלישי לנצח כי קשה לך לשחרר.
איך בודקים את העבודה שלה?
- בודקות מול הנוהל, ולא מול הטעם שלך. השאלה היא אם זה עומד בהגדרה של עבודה גמורה, ולא אם את היית עושה את זה קצת אחרת.
- פגישה קבועה פעם בשבוע. חצי שעה, עם שלוש שאלות: מה הלך טוב, איפה נתקעת, ומה הדבר הבא.
- רשימת משימות אחת. כדי ששתיכן תראו מה בתהליך ומה הסתיים, בלי לשאול בהודעות.
- בודקות גם את עצמך. כמה שעות התפנו לך בחודש האחרון, ומה עשית איתן? המטרה היא שתוכלי להכניס עוד עבודה ולהסתכל על העסק מלמעלה, ולא רק לעבוד בתוכו.
איך נותנים משוב בלי להרוס את האווירה?
טעות שקל ליפול אליה היא לתקן בשקט בעצמך. זה נראה מהיר יותר, אבל אז היא אף פעם לא לומדת, ואת ממשיכה לתקן לנצח. תחזירי לה את העבודה עם הסבר מדויק:
הסרטון יצא יפה, והקצב בדיוק מה שרציתי. שימי לב שהכתוביות נכנסות קצת מוקדם בדקה הראשונה. תוכלי לתקן עד מחר? ככה בפעם הבאה זה כבר ייצא מדויק.
כשמשהו חוזר פעם שנייה, אל תתעצבני עליה. קודם תבדקי אם הנוהל ברור, תעדכני אותו, ורק אז תדברי איתה. וכשמשהו יצא טוב, תגידי את זה, ובמילים מדויקות, כדי שהיא תדע בדיוק מה לעשות שוב.
מה עושים כשזה לא עובד?
קודם תבדקי את עצמך: האם היה ברור מה מצופה ממנה, האם היה לה נוהל, האם קיבלה משוב בזמן. אם כל זה היה ובכל זאת זה לא מתקדם, צריך לשבת לשיחה ישירה ולהגדיר מה צריך להשתנות ועד מתי. אם בסוף מגיעות לפרידה, לפני שעושים את זה כדאי לבדוק מול רואה חשבון או עורך דין מה נדרש ממך.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקח להכשיר עובדת ראשונה?
זה תלוי במשימות ובניסיון שלה. עדיף למדוד לפי משימות ולא לפי שבועות: כל משימה שעברה את ארבעת השלבים היא משימה שירדה ממך. תתחילי באחת או שתיים, ותוסיפי לפי מה שאת רואה.
מתי אפשר לתת לה לדבר ישירות עם לקוחות?
רק אחרי שהיא מכירה את השירות ואת הטון של העסק, ועדיף להתחיל מדברים טכניים כמו תיאום ועדכונים. מכירות ולקוחות חשובות נשארות אצלך.
עדיף שכירה או פרילנסרית?
זה תלוי בהיקף העבודה ובמה שנכון לעסק שלך, ויש לזה גם משמעויות של מיסוי וחוזה. כדאי לבדוק את זה עם רואה חשבון לפני שמחליטות. ההכשרה עצמה נראית אותו דבר בשני המקרים.
בהדרכה תמצאי את צוואר הבקבוק של העסק, ותדעי מה נכון לעשות עכשיו.
להדרכה ללא עלותאו לתיאום שיחת התאמה 1:1
יועצת ומאמנת עסקית לבעלות עסקים בתחום השירות, ובעלת סוכנות הסושיאל ALL IN Social. עוד עליי