בדרך כלל בעלות עסקים מחכות יותר מדי. הן אומרות לעצמן: כשיהיה יותר כסף, אז אגייס עובדת.
אבל זו גישה מאוד לא נכונה, כי מה שיקרה לך זה שפשוט תישארי עם אותה כמות לקוחות, ולא תצליחי לגדול. הזמן הנכון לגייס הוא כשהעסק כבר מלא, יש ביקוש והחשבון יוצא נכון, גם אם זה לא מרגיש לך נוח עדיין. בואי נעבור על זה לפי הסדר.
מה הסימנים שהגיע הזמן לגייס עובדת?
- את באומס מטורף, ולא יכולה להכניס אפילו עוד לקוחה אחת.
- אין לך זמן לשווק את עצמך, ואת מקבלת לקוחות רק מהמלצות.
- יש ביקוש, ואת מסרבת ללקוחות.
- ותכלס, בינינו: את עושה משימות שמישהי אחרת יכולה לעשות ב־80% מהאיכות שלך.
והסימן האחרון הוא הקשה ביותר, כי תמיד יהיה לך נדמה שרק את יודעת לעשות את זה הכי טוב. ואולי באמת. השאלה היא אם המשימה הזו היא הדבר הכי נכון שאת יכולה לעשות עם השעה הזו.
איך בודקים לאן הזמן שלך הולך?
לפני שמחליטות, תעשי בדיקה של שבוע אחד. כל יום, תרשמי מה עשית בפועל וכמה זמן זה לקח. בסוף השבוע תסמני ליד כל משימה אחת משלוש:
- מכניס כסף: מכירות, פגישות עם לקוחות, החלטות אסטרטגיות.
- חייב להיעשות, אבל לא על ידך: עריכה, גרפיקה, דוחות, תזמון.
- אפשר להפסיק: דברים שאת עושה מתוך הרגל, או כי ביקשו פעם אחת.
מה שנמצא בקבוצה השנייה הוא הבסיס לתפקיד של העובדת. ומה שבקבוצה השלישית פשוט מפסיקות לעשות, בלי לגייס לזה אף אחת. אם גילית שרוב הזמן שלך מתפזר על דברים כאלה, אולי קודם צריך לעשות סדר בזמן, ורק אחר כך לגייס.
מה לא להעביר לעובדת?
את לא מעבירה לה מכירות, פגישות אסטרטגיה חשובות, או את הלקוחות הכי חשובים שלך. את צריכה להשאיר אצלך את הדברים שבאמת מכניסים כסף, ולתת לה את הדברים שגובים ממך זמן.
ולמה זה חשוב כל כך? כי המטרה של הגיוס היא לפנות אותך למקומות שבהם את הכי משפיעה על ההכנסה. אם תעבירי לה דווקא את המכירות ותשאירי אצלך את העריכה, קיבלת עובדת ונשארת באותו מקום.
מה כן לתת לה?
אפשר להתחיל ממשימות פשוטות: גרפיקות, עריכת סרטונים, הכנת דוחות, בניית סטוריז. דברים קטנים שיכולים להקל עלייך ולפנות לך זמן, כדי שתוכלי להכניס עוד עבודה ולהסתכל על העסק מלמעלה, ולא רק לעבוד בתוכו.
תכתבי את התפקיד על דף אחד, עוד לפני שאת מחפשת. הנה דוגמה למה שצריך להיות שם:
- מה היא עושה: עריכת סרטונים ללקוחות, בניית סטוריז לפי גנט, דוח חודשי.
- כמה שעות: כמה שעות בשבוע, וכמה זמן אמור לקחת כל דבר.
- מה נחשב עבודה טובה: למשל, סרטון מגיע אלייך עד יום שלישי לפי הדוגמאות ששלחת.
- למי היא פונה ומתי: איפה שואלים שאלות, ומתי את עונה.
איך יודעים אם העובדת משתלמת?
בואי ניקח דוגמה. נניח שאת לוקחת בממוצע 3,000 שקל ללקוחה. אם בזכות העובדת תגייסי עוד שתי לקוחות, זה עוד 6,000 שקל.
ונניח שאת משלמת לעובדת 3,000 או 4,000 שקל. זה אומר שהיא הכניסה לך עוד 2,000 או 3,000 שקל יותר ממה שהכנסת עד היום. במצב כזה היא משתלמת. זו דוגמה לחישוב, והמספרים בעסק שלך יכולים להיות אחרים.
צריך לשבת ולחשוב מי בדיוק העובדת, מה היא עושה ומה התגמול שלה מול העבודה שהיא עושה. ככה תישארי עם יותר רווח ופחות עומס.
יש שתי שאלות שאסור לדלג עליהן בחשבון הזה:
- איפה יגיעו הלקוחות הנוספות? החשבון עובד רק אם השעות שהתפנו באמת הולכות לשיווק ולמכירות. אם הן נבלעות בעוד עבודה שוטפת, יש לך הוצאה חדשה בלי הכנסה חדשה.
- כמה היא עולה לך באמת? עובדת שכירה ופרילנסרית זה לא אותו דבר, ויש לזה עלויות וחובות שונים. את זה כדאי לבדוק עם רואה חשבון לפני שמחליטים.
מה לעשות לפני שמגייסות?
לפעמים יש דברים לשפר עוד לפני. אם התמחור לא נכון ואין חבילות ברורות, העובדת תיכנס לבלגן.
הנה רשימה קצרה לבדוק:
- המחיר שלך משאיר מספיק כדי לשלם לה ועדיין להרוויח?
- ברור מה כל לקוחה מקבלת?
- המשימות שתעבירי כתובות כרשימת צעדים קצרה?
- יש דוגמאות לעבודה טובה שאפשר להראות לה?
- קבעת זמן קבוע בשבוע לבדוק איתה מה קורה?
ואם יש לך כמה לא ברשימה הזו, זה לא אומר שצריך לחכות שנה. זה אומר שאלה המשימות שלך לשבועות הקרובים.
מה קורה בשבועות הראשונים?
תתחילי ממשימה אחת, ותראי לה איך את עושה אותה. אחר כך היא עושה ואת בודקת. אחר כך היא עושה ואת בודקת רק מדגם. רק כשהיא מחזיקה את זה, עוברות למשימה הבאה. ותקבעי פגישה קצרה קבועה פעם בשבוע, כדי שהשאלות לא יגיעו אלייך כל היום בהודעות.
בהתחלה זה ייקח לך יותר זמן, ולא פחות. זה נורמלי, ואני לגמרי מבינה את התחושה של "הייתי עושה את זה לבד יותר מהר". היא נכונה לשבוע הזה, אבל לא לשנה הקרובה. את כל התהליך פירטתי במאמר על הכשרת עובדת.
שאלות נפוצות
אפשר להתחיל עם עובדת לכמה שעות בלבד?
כן, אפשר להתחיל ממשימות קטנות ולהגדיל לפי מה שרואים. חשוב להגדיר מראש מה בדיוק היא עושה.
מי צריכה לעשות את המכירות?
בהתחלה את. מכירות הן מהדברים שבאמת מכניסים כסף, ולכן לא מעבירים אותן לעובדת ראשונה.
מה אם היא לא תעשה את זה טוב כמוני?
יכול להיות שלא, ובגלל זה את מתחילה מהמשימות שבהן 80% מהאיכות שלך מספיקים. ככל שיש הוראות ודוגמאות ברורות, גם היא משתפרת, וגם את לומדת מה חשוב לך באמת ומה פחות.
בהדרכה תמצאי את צוואר הבקבוק של העסק, ותדעי מה נכון לעשות עכשיו.
להדרכה ללא עלותאו לתיאום שיחת התאמה 1:1
יועצת ומאמנת עסקית לבעלות עסקים בתחום השירות, ובעלת סוכנות הסושיאל ALL IN Social. עוד עליי