ניהול זמן לבעלת עסק הוא לא אפליקציה חדשה ולא לקום מוקדם יותר. הוא שלוש החלטות: לחלק את השבוע לבלוקים של עבודה לפי סוג המשימה, לקבוע מתי את עונה ללקוחות ומתי לא, ולהחליט מה את מפסיקה לעשות. בלי ההחלטה השלישית, שתי הראשונות לא מחזיקות, כי פשוט אין מספיק שעות בשבוע.
אם את מרגישה כל היום באומס, עם עוד משימות ועוד דברים, ולא מצליחה לפנות זמן לזוגיות, למשפחה או לילדים, אני לגמרי מבינה את זה. ברוב המקרים הבעיה היא לא שאת לא מספיק ממושמעת. הבעיה היא שהיום שלך נקבע על ידי מי שכתבה לך אחרונה.
למה להתחיל ברישום של שבוע אמיתי?
כי את כנראה לא יודעת לאן הזמן שלך הולך, ואף אחת לא יודעת עד שהיא בודקת. במשך שבוע אחד תרשמי כל שעתיים מה עשית, גם אם זה "הודעות" או "גלילה". אל תשני כלום באותו שבוע. רק תרשמי.
בסוף השבוע תסכמי את השעות לפי ארבעה סוגים:
- עבודה ללקוחות: מה שהן שילמו עליו.
- עבודה שמכניסה כסף: שיווק, שיחות מכירה, חזרה לפניות.
- ניהול: גבייה, חשבוניות, הזמנות, מיילים.
- חשיבה על העסק: מספרים, החלטות, תכנון.
ברוב העסקים הקטנים שתי הקבוצות האחרונות קורות "כשיהיה זמן", כלומר כמעט אף פעם. וזה גם מסביר למה העסק נשאר באותו מקום למרות שאת לא מפסיקה לעבוד.
איך בונים שבוע של בלוקים?
בלוק הוא פרק זמן קבוע ביומן שמוקדש לסוג אחד של עבודה. המעבר בין משימות שונות הוא מה שגוזל הכי הרבה, ולכן כשאת מרכזת משימות דומות יחד, את גומרת אותן מהר יותר ובראש יותר רגוע.
הנה דוגמה לשבוע, רק כדי שתראי איך זה יכול להיראות. את ההתאמה תעשי לפי העסק והחיים שלך:
- ראשון בבוקר: חשיבה על העסק. בדיקת מספרים, פניות פתוחות ומה הכי חשוב השבוע.
- ראשון אחר הצהריים ושני: עבודה ללקוחות.
- שלישי בבוקר: הכנת תוכן לכל השבוע, כדי שלא תהיי ברדיפה.
- שלישי אחר הצהריים: שיחות מכירה וחזרה למתעניינות.
- רביעי: פגישות עם לקוחות, כולן באותו יום אם אפשר.
- חמישי: עבודה ללקוחות, ובסוף היום ניהול, גבייה וחשבוניות.
שלושה כללים שעוזרים לזה להחזיק: את הבלוק של העבודה שמכניסה כסף שמים ראשון ביומן, כי הוא הראשון שנדחה. משאירים רווח של כשעה ביום לדברים לא צפויים, אחרת כל עיכוב מפיל את כל היום. ובערב שלפני, בוחרים שלוש משימות למחר, לא יותר.
איך קובעים שעות מענה בלי לאבד לקוחות?
שעות מענה הן חלונות קבועים ביום שבהם את עוברת על ההודעות ועונה. למשל פעמיים או שלוש ביום, לזמן מוגדר. בין החלונות הטלפון על שקט והוואטסאפ סגור. התראות כבויות הן חלק מהעניין, כי מספיק הודעה אחת כדי להוציא אותך מריכוז.
מה שחשוב זה לא כמה מהר את עונה, אלא שלקוחה יודעת מתי תקבל תשובה. כשהיא יודעת, היא לא נלחצת. אפשר לכתוב לה משהו כזה:
"אני עונה להודעות בימים א עד ה, בבוקר ואחר הצהריים. אם כתבת אחרי השעות האלה, אחזור אלייך ביום העבודה הבא. ככה אני יכולה להיות מרוכזת בעבודה שלך כשאני עובדת עליה."
את הניסוח המלא והדרך להציג את זה ללקוחות קיימות כתבתי במאמר על גבולות עם לקוחות. רק שימי לב שזה עובד בשני הכיוונים: אם אמרת שתחזרי עד הערב, תחזרי עד הערב. פניות חדשות הן סיפור אחר, ולהן כדאי לחזור מהר יותר, כי מי שפנתה עכשיו היא בדרך כלל מי שהכי מוכנה לדבר.
מה להפסיק לעשות?
זה החלק הכי פחות נעים והכי משתלם. תחזרי לרישום של השבוע ותעברי על הרשימה הזו:
- לענות מיד לכל הודעה. זה מרגיש כמו שירות טוב, ובפועל זה מפרק לך את היום.
- לכתוב הצעה חדשה מאפס לכל לקוחה. כשחבילות ברורות מוכנות, הצעה לוקחת דקות.
- לעשות שוב ושוב משימה שחוזרת על עצמה בלי לכתוב אותה. פעם אחת כותבים נוהל קצר, ומאותו רגע זה לוקח פחות זמן, וגם אפשר להעביר את זה.
- לתת "רק עוד פוסט" או "רק עוד זום". כל תוספת כזו יושבת על השעות שלך.
- פגישות בלי מטרה. אם לא ברור מה אמור לצאת מהפגישה, לפעמים הודעה קולית אחת תספיק.
- משימות שמישהי אחרת יכולה לעשות ב־80% מהאיכות שלך. כאן כבר מדובר בהחלטה עסקית שדורשת חישוב, ולא רק בסדר ביומן.
מכל הרשימה תבחרי דבר אחד להפסיק השבוע, ורק אחר כך את הבא. כשמנסים לשנות הכול ביחד, בדרך כלל ביום שלישי כבר חוזרים להרגלים הישנים.
מה עושים כשהשבוע מתפרק בכל זאת?
זה יקרה. לקוחה בלחץ, ילד חולה, השקה שנגררה. המטרה היא לא שבוע מושלם, אלא שיהיה לך למה לחזור. אם בלוק נפל, תעבירי אותו ביומן ולא תמחקי אותו, כי מה שנמחק פעם אחת נמחק גם בשבוע הבא.
ופעם בשבוע, חצי שעה, תסתכלי אחורה: איזה בלוק החזיק, איזה לא, ולמה. אם אותו בלוק נופל כל שבוע, כנראה שהוא פשוט ביום הלא נכון. תזיזי אותו ותנסי שוב.
שאלות נפוצות
יש לי ילדים ולוח זמנים שמשתנה. זה עדיין רלוונטי?
כן, פשוט הבלוקים יהיו קצרים יותר ואולי במיקום אחר. במקום לתכנן יום שלם, תתכנני שני בלוקים שאת יודעת שהם שלך, ותקפידי לשמור דווקא עליהם.
ומה אם לקוחה צריכה תשובה דחופה?
תגדירי מראש מה נחשב דחוף ואיך פונים אלייך במקרה כזה, למשל בשיחת טלפון. ברגע שיש הגדרה, מעט מאוד דברים באמת עומדים בה.
כמה זמן לוקח עד שזה מחזיק?
זה שונה מעסק לעסק, והשבועות הראשונים בדרך כלל מרגישים לא טבעיים. תתחילי מבלוק אחד ומחלון מענה אחד, ותוסיפי רק כשזה כבר הרגל.
בבדיקה הקצרה תראי אם העסק שלך תלוי בך יותר מדי, ומאיפה כדאי להתחיל.
לבדיקה ללא עלותאו לתיאום שיחת התאמה 1:1
יועצת ומאמנת עסקית לבעלות עסקים בתחום השירות, ובעלת סוכנות הסושיאל ALL IN Social. עוד עליי