תחזית עסקית לעסק שירות קטן היא טבלה אחת שמראה לך, שלושה עד שישה חודשים קדימה, כמה כסף צפוי להיכנס, כמה צפוי לצאת ומה צפוי להישאר. לא צריך כלכלנית ולא צריך מסמך של עשרים עמודים. מה שצריך זה ערב אחד, המספרים של החודשים האחרונים, ונכונות להסתכל על מה שיוצא.
המטרה היא להפסיק להיות מופתעת. במקום לגלות בסוף החודש שהיה חודש חלש, את רואה אותו מגיע חודשיים מראש, כשעוד אפשר לעשות משהו.
מה ההבדל בין תחזית, יעד ותזרים?
אלה שלושה דברים שונים, וכדאי לא לערבב אותם:
- תזרים הוא מה שקרה בפועל: מתי הכסף נכנס ויצא. כתבתי עליו במאמר על תזרים לעסק שירות.
- יעד הוא מה שאת רוצה שיקרה. על זה יש מאמר על יעד חודשי.
- תחזית היא מה שצפוי לקרות אם תמשיכי כמו שאת עכשיו.
הערך הגדול נמצא בפער. אם היעד שלך גבוה מהתחזית, הפער הזה הוא בדיוק העבודה שלך בחודשים הקרובים. בשיטת ALL IN זה חלק מהשלב של שליטה במספרים, כי בלי לראות את הפער קשה מאוד להחליט מה לעשות.
מה צריך להכין לפני שמתחילות?
- מה נכנס ויצא בשלושת החודשים האחרונים, ואם יש, גם בשנה שעברה.
- רשימה של הלקוחות הפעילות, ומתי כל אחת מהן מסיימת.
- תשלומים שכבר סוכמו ועדיין לא הגיעו.
- כמה פניות היו בממוצע בחודש, וכמה מהן נסגרו.
- ההוצאות הקבועות, והוצאות גדולות שאת כבר יודעת שיגיעו.
- תקופות שמשפיעות על העסק: חגים, חופשות, עונות חזקות או חלשות.
איך בונים את הטבלה?
תפתחי טבלה עם עמודה לכל חודש ושורה לכל אחד מהדברים האלה:
- הכנסה ידועה. לקוחות פעילות ותשלומים שכבר סוכמו. כאן את לא מנחשת, רק כותבת מה שקיים, ומורידה לקוחות בחודש שבו הן מסיימות.
- הכנסה צפויה ממכירות חדשות. כמה פניות כנראה יגיעו, כפול אחוז הסגירה, כפול המחיר הממוצע. ותרשמי את הכסף בחודש שבו הוא באמת ייכנס, כי לקוחה בתשלומים נכנסת בכמה חודשים.
- הוצאות קבועות. שכירות, תוכנות, מנויים, עובדת.
- הוצאות משתנות. פרסום, ספקים, נסיעות.
- כסף ששמים בצד. למסים ולתשלומי חובה. את הסכום הזה תקבעי עם רואה חשבון, כי הוא תלוי במצב שלך.
- מה צפוי להישאר. הכנסה פחות כל השאר.
איך זה נראה בפועל? דוגמה עם שתי גרסאות
ניקח דוגמה פשוטה לחודש אחד, רק כדי להבין את ההיגיון. המספרים האלה דמיוניים.
נניח שיש לך היום 4 לקוחות שמשלמות 3,000 שקל בחודש, ואחת מסיימת בסוף החודש הזה. בחודש הבא נשארות 3, כלומר 9,000 שקל הכנסה ידועה. ונניח שההוצאות הן 5,000 שקל בחודש.
עכשיו את בונה שתי גרסאות למכירות החדשות:
- גרסה שמרנית: נכנסות 2 לקוחות חדשות. סך ההכנסה 15,000 שקל. אחרי ההוצאות נשארים 10,000 שקל, לפני מה ששמים בצד.
- גרסה סבירה: נכנסות 3 לקוחות חדשות. סך ההכנסה 18,000 שקל. אחרי ההוצאות נשארים 13,000 שקל, לפני מה ששמים בצד.
הכלל שלי: מקבלות החלטות על כסף לפי הגרסה השמרנית, ועובדות כל יום כדי להגיע לסבירה. ככה חודש טוב הוא בונוס, וחודש חלש הוא לא משבר.
לא צריך יותר משתי גרסאות. ככל שהטבלה מסובכת יותר, כך הסיכוי שתמשיכי לעדכן אותה קטן יותר.
אילו החלטות תחזית עוזרת לקבל?
הטבלה הזו לא נועדה לשבת בקובץ. היא עוזרת לענות על שאלות אמיתיות:
- אפשר כבר לגייס עובדת? אם גם בגרסה השמרנית יש מקום לתשלום שלה, או שהיא תפנה לך זמן שיכניס יותר. פירטתי על זה במאמר על גיוס עובדת.
- כמה להשקיע בפרסום? את רואה כמה כסף באמת פנוי, ולא מחליטה לפי תחושה בסוף חודש טוב.
- מתי אפשר לצאת לחופשה? את רואה את החודש שבו זה הכי פחות יכאב לעסק, ומתכננת מכירות מראש.
- מה לעשות עם חודש שנראה חלש? אם את רואה בנובמבר שינואר נראה ריק, יש לך חודשיים לשווק, לפתוח מחזור, או לחזור ללקוחות קודמות.
- כדאי להעלות מחיר? אפשר להריץ את הטבלה עם מחיר חדש ולראות מה משתנה.
איך שומרים על התחזית מעודכנת?
פעם בחודש, ביום קבוע, עושים שלושה דברים:
- כותבים ליד כל מספר מה היה בפועל.
- שואלים למה היה פער. נכנסו פחות פניות? לקוחה סיימה מוקדם? הייתה הוצאה שלא חשבתי עליה?
- מוסיפים חודש חדש בסוף הטבלה ומעדכנים את ההנחות.
התחזית לא צריכה להיות מדויקת כדי להיות שימושית. בהתחלה היא תטעה, וזה בסדר. בכל חודש שעובר את מכירה את העסק שלך יותר טוב, והיא מתקרבת למציאות.
שאלות נפוצות
לכמה זמן קדימה כדאי לבנות תחזית?
בעסק שירות קטן שלושה עד שישה חודשים זה טווח שימושי. אפשר להוסיף כיוון כללי לשנה, אבל ככל שמתרחקים הניחוש גדל, אז עדיף לעדכן כל חודש מאשר לבנות שנה מלאה ולהשאיר אותה.
ואם אני בעסק חדש ואין לי עבר להסתמך עליו?
תתחילי מהערכה שמרנית ותכתבי לעצמך שזו הערכה. אחרי כמה חודשים של רישום פניות, סגירות ותשלומים, כבר יהיו לך מספרים אמיתיים להחליף אותה בהם.
תחזית כזו מספיקה לבנק או להלוואה?
לא בהכרח. הטבלה הזו נועדה לניהול שלך. אם מבקשים ממך תחזית לצורך הלוואה, כדאי לבדוק עם רואה חשבון מה בדיוק דורשים ובאיזו צורה.
בבדיקה הקצרה בוחרות כמה נכנס ולאן רוצים להגיע, ורואות כמה לקוחות זה אומר בפועל.
לבדיקה ללא עלותאו לתיאום שיחת התאמה 1:1
יועצת ומאמנת עסקית לבעלות עסקים בתחום השירות, ובעלת סוכנות הסושיאל ALL IN Social. עוד עליי